ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

6. Dokumentų valdymo specialistas vykdo šias funkcijas:

6.1. Organizuoja ir vykdo Direkcijos dokumentų apskaitą: atlieka pirminį į Direkciją siunčiamos dokumentų ir informacijos tvarkymą bei registravimą pagal patvirtintą dokumentacijos planą, naudojant dokumentų valdymo sistemą DBSIS (toliau – DVS);

6.2. Tvarko dokumentus laikantis Direkcijoje nustatytos asmens duomenų apsaugos reglamento keliamų reikalavimų ir standartų;

6.3. Išsiunčia užregistruotus dokumentus adresatams. Jeigu siunčiamasis dokumentas yra atsakomasis, tikrina, ar yra nuoroda į kokį dokumentą atsakoma, užtikrina šio dokumento saugų siuntimą;

6.4. Užtikrina Direkcijos darbuotojams pavestų vykdymui dokumentų terminų laikymosi DVS, kitų dokumentų terminų galiojimo stebėseną;

6.5. Administruoja DVS, esant poreikiui priskiria vaidmenis DVS, supažindina su DVS naujus darbuotojus, teikia pagalbą dokumentų rengimo ir DVS naudojimo klausimais. Kuria dokumentų rengimo ir kėlimo į DVS procesus, šablonus;

6.6. Skyriaus vedėjo, Direkcijos direktoriaus pavedimu rengia vidaus ir siunčiamųjų dokumentų projektus, protokoluoja susirinkimus, posėdžius, pasitarimus;

6.7. Nustatyta tvarka skelbia Direkcijos parengtus teisės aktus ir teisės aktų projektus Lietuvos Respublikos Seimo teisės aktų informacinėje sistemoje;

6.8. Organizuoja asmenų aptarnavimą, taikant vieno langelio principą. Priima asmenis, atvykstančius į Direkciją, teikia informaciją tiesiogiai, telefonu, el. paštu ir kitomis elektroninėmis priemonėmis, priima asmenų prašymus ir skundus, informuoja asmenis apie prašymo ar skundo nagrinėjimo eigą, teikia informaciją apie Direkcijos veiklą (tame tarpe anglų kalba);

6.9. Nustatyta tvarka ir terminais rengia Direkcijos dokumentacijos planą ir dokumentacijos plano papildymų sąrašus bei teikia jų projektus derinti ir tvirtint valstybės archyvui, pildo suvestinius duomenis apie per konkrečius kalendorinius metus užbaigtas bylas;

6.10. Pagal Direkcijoje patvirtintus konkrečių metų dokumentacijos planus ir bylų perdavimo aktus priima saugoti į Direkcijos archyvą darbuotojų perduodamas popierines bylas ir registracijos žurnalus ir patikrina, ar jie tinkamai suformuoti, organizuoja archyvo dokumentų tvarkymą teisės aktų nustatyta tvarka;

6.11. Direkcijos archyve turimų bylų ir kitų dokumentų pagrindu renka informaciją ir rengia raštus, pažymas, dokumentų kopijas, patvirtintus nuorašus, išrašus, pagal poreikį tvirtina dokumentų kopijų tikrumą;

6.12. Nustatyta tvarka atlieka dokumentų vertės ekspertizę, sudaro naikinti atrinktų dokumentų bylų aktus;

6.13. Dalyvauja rengiant ir pagal poreikį rengia Direkcijos vidaus norminius teisės aktus, susijusius su dokumentų valdymu ir asmenų aptarnavimu, teikia pasiūlymus dėl asmenų aptarnavimo gerinimo, organizuoja asmenų aptarnavimo Direkcijoje kokybės vertinimą;

6.14. Direkcijos interneto svetainėje atnaujina informaciją apie Direkcijos struktūrą, darbuotojų kontaktus, pareigybių reikalavimus ir funkcijas, vykdo Direkcijos interneto svetainės bendros informacijos stebėseną, informuoja Direkcijos atsakingus darbuotojus apie informacijos atnaujinimo poreikį;

6.15.Užtikrina Direkcijos interneto svetainės atitikimą prieinamumo reikalavimams (turinio pritaikymą neįgaliesiems);

6.16. Bendrauja ir bendradarbiauja su kitais Direkcijos struktūriniais padaliniais, teikia jiems būtiną informaciją ir pagalbą dokumentų valdymo, interesantų aptarnavimo klausimais;

6.17. Dalyvauja Direkcijos sudarytų komisijų ir darbo grupių veikloje;

6.18. Vykdo kitus su Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio Direkcijos vadovybės, Skyriaus vedėjo raštiškus bei žodinius pavedimus.